Kurum Asistanlığı
Asistan Ne Demek?
Asistan, çeşitli idari sorumlulukları ve büro görevlerini yerine getirmekle sorumlu meslek grubuna verilen isimdir. Asistanın görevleri arasında, yöneticilere ve çalışanlara destek sağlamak, günlük ofis ihtiyaçlarında yardımcı olmak ve şirketin genel idari faaliyetlerini yönetmek bulunmaktadır.
Asistan Ne İş Yapar? Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?
Özel ve devlet kurumlarında görev alabilen asistanların görev tanımları çalıştıkları iş sahasına göre çeşitlilik göstermektedir. Asistanların ortak sorumlulukları şu başlıklar altında toplanabilir;
- Randevuları organize etmek ve programlamak,
- Toplantıları planlamak ve detaylı olarak zamanlamasını bildirmek,
- E-posta, yazışma notları, mektup, faks ve formları yazmak ve gönderimini sağlamak,
- Düzenli olarak yazılan raporların hazırlanmasında yardımcı olmak,
- Dosyalama sistemi geliştirmek ve sürdürmek,
- Kişi listelerini kayıt altına almak,
- Ofis politikalarını ve prosedürlerini güncellemek ve sürdürmek,
- Ofis malzemeleri siparişi vermek ve yeni tedarikçiler araştırmak,
- Gider raporlarını göndermek,
- Müşteriler için temas noktası olmak,
- Ziyaretçilere genel destek sağlamak,
- Üst düzey yöneticilerin isteklerini yerine getirebilmek yönetici ve kıdemli idari asistanlarla işbirliği yapmak,
- Gerektiğinde konaklama ve rezervasyon ihtiyaçlarını karşılayarak seyahat organize etmek
Nasıl Asistan Olunur?
Üniversitelerin, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümünden lisans derecesi ile mezun olarak asistan olunabilmektedir. Farklı bir bölüm mezunu olup asistan olmak isteyen kişiler için asistanlık sertifika programları bulunmaktadır.
Asistanda Olması Gereken Özellikler
- Mükemmel zaman yönetimi becerisi ve işe öncelik verme yeteneğine sahip olmak,
- Etkili bir şekilde yazılı ve sözlü iletişim kurabilmek,
- Detaylara dikkat etmek,
- Problem çözme becerisi sergilemek,
- Çoklu görev yeteneği ile güçlü organizasyon becerisi sahibi olmak,
- Büro yönetim sistem ve prosedürlerini bilmek
- Yazıcı ve faks makinesi gibi ofis ekipmanlarını çalıştırabilmek,
- Ofis programlarında uzmanlık göstermek,
Yönetici Asistanı Ne Demek?
Yönetici asistanı, kendisine tanımlanan çeşitli görevler çerçevesinde birim yöneticisine idari destek sağlamak ve ofis işleyişini organize etmekle sorumludur.
Yönetici Asistanı Ne İş Yapar? Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?
Çalıştığı sektöre bağlı olarak görev tanımı farklılıklar gösteren yönetici asistanının temel sorumluluğu ofisin verimli çalışması için idari destek sağlamaktır. Meslek profesyonellerinin diğer sorumlulukları şu başlıklar altında toplanabilir;
- Toplantı ve randevuları organize etmek,
- Yöneticiler için seyahat düzenlemeleri yapmak,
- Toplantılar esnasında gerekli notları tutmak,
- Postalama, fakslama ve yönetime kopya iletme dahil olmak üzere genel büro desteği sağlamak,
- Telefon çağrılarına yönetici adına cevap vermek,
- İletişim bilgileri kaydını tutmak,
- Düzenli olarak yayınlanması planlanan raporları hazırlamak,
- Yazışma, rapor, taslak, not ve e-postalar dahil olmak üzere ofis belgelerini hazırlamak ve ilgili yöneticiye sunmak,
- Dosyalama sistemi geliştirmek ve sürdürmek,
- Ofis ziyaretçilerine yönlendirmede bulunmak,
- Ofis malzemeleri tedariğini sağlamak,
- Eğitim atölyelerine katılarak mesleki ve teknik bilgi birikimini korumak.
Nasıl Yönetici Asistanı Olunur?
Yönetici asistanı olmak için resmi bir eğitim mecburiyeti bulunmamaktadır. Üniversitelerin iki yıllık eğitim veren Büro Yönetimi ve Sekreterlik önlisans bölümlerinden mezun olarak mesleğe adım atmak mümkündür. Ayrıca eğitim akademilerinin Büro Yönetimi sertifika programları mevcuttur.
Yönetici Asistanında Olması Gereken Özellikler
- Büro yönetim prosedürlerine hakim olmak,
- Temel bilgisayar ve Office programları bilgisine hakim olmak,
- Raporlama yapabilmek,
- Düzgün bir diksiyona sahip olmak,
- Dış görünüşe önem vermek,
- Çoklu görevleri önceliklendirme yeteneğini göstermek,
- Bağımsız veya bir ekibin parçası olarak çalışabilmek,
- Zaman yönetimini sağlamak,
- Mükemmel yazılı ve sözlü iletişim becerisi sergilemek,
- Tempolu iş ortamına uyum sağlayabilmek
KURUM ASİSTANLIĞI:
Kurum Asistanlığı; yukarıda yapmış olduğumuz tanımlardan yola çıkarak kurumunuz / firmanız adına,
- Kurumsal kimlik oluşturma,
- Her türlü web sitesi tasarımı,
- Marka yaratma,
- Logo ve Patent çalışmaları,
- Sosyal medya uzmanlığı,
- Yönetici ve personel eğitimi,
- İnsan Kaynakları,
- Google Reklamcılığı,
- Kaynak Planlama,
- Her türlü danışmanlık hizmeti,
- Her türlü promosyon hizmeti,
- Metin yazarlığı,
- Kurum / kişi adına android ve İOS uygulama,
- Yayın garantili basın bülteni yazım, tasarım ve yayımlama,
- Radyo ve TV reklamcılığı,
- Prodüksiyon Hizmetleri,
- Katalog hizmetleri,
- Matbaa hizmetleri,
- Online dergi hizmeti
gibi sayısını çokça artırabileceğimiz alanlarda firmanıza rehberlik yapabilecek bir çalışma sürecidir.
Bu süreç bir ekip halinde yürütülür ve süreç firmanızın epikriz raporunun danışmanlarımızca çıkarılması ile başlar ve firmanız istediğiniz yer ve konuma gelinceye kadar çalışma süreci devam eder.
SG AJANS ailesi olarak firmanız için bu çalışma bir grafiker, bir teknik ressam, bir web tasarımcı, bir PDR uzmanı, bir sosyolog ve bir psikologtan oluşan ekiple yapılmakta olup süreç asgari 12 ay olarak değerlendirilmektedir.